アイデアが浮かんだときのための準備はしておく

時間を上手に使う人は、仕事中もプライベートでも「切り換え」の上手な人です。

1つのことをいつまでも引きずってしまうと、上手に時間を使えないものです。

たとえば電話でクレームを受けたとしましょう。

そのクレーム客はかなりしつこくて、あなたのことをバカ呼ばわりします。

電話を切った後も頭から離れず、そのイヤな客のことばかり考えてしまいます。

これでは仕事が進みません。

ここでうまく気持ちを切り換えられるかがポイントです。

どんなにイヤなことがあっても、わざわざ思い出して考えないようにしましょう。

ひとまず忘れて、目の前の仕事に集中するのです。

また、仕事が終わったら、仕事そのものを忘れて、「心のスイッチ」を切り換えてしまいましょう。

ただし、メモだけはいつも手元に置いておきます。

小型のボイスレコーダーでもいいでしょう。

というのも、ふと思いついたことやアイデアを、その場で記録できるようにしておくためです。

それだけ準備をして、後は仕事を忘れてしまっていいのです。

不思議なもので、ある程度の問題意識さえ持っていたら、仕事のことを忘れていても、突然降ってわいたようにアイデアが浮かんでくることがあります。

このときに、記録するものが何もないと、本当に忘れてしまうものです。

メモひとつあれば、後で思い起こすことができます。

私も何回か、夢のなかで「あっ、いいアイデア」と思いパッと起きたものの、何も記録するものがなくて、そのまま眠ってしまい、二度と思い出せなかったことがありました。

日中でも、「あっ、これはいいな」と思ったものの、手元に何も書き記すものがなく、後で思い出せなかったことが何度もあります。

今は、携帯電話のメモに残しておくことが多く、泣かずに済むようになりました。

仕事が終われば、仕事のことは忘れて他のことをしましょう。

積極的にプライベートの時間を楽しむのです。

そして、あとはイザというときのために、アイデアを記録できるものを準備をしておくだけで安心です。

仕事中心の生活でいいのか

仕事人間の山本さんは、いつも家族から家族サービスしてと言われ続けています。

しかし、どうしても仕事を優先してしまうために、休暇の取れたことがほとんどありません。

今年もまた、夏休みにせめて一泊でも旅行に行こうという子どもの頼みも、緊急な仕事のために果たせずじまいでした。

年に一度ある学生時代の仲間たちとの集まりも、ここ数年まったく参加していません。

いつも間際になって仕事の都合がつかなくなるのです。

山本さんは、どうしたら仕事とプライベートを両立させて、うまくやっていけるのでしょうか。

私の仕事の1つは、研修講師です。

相手企業のスケジュールに合わせて、次々に仕事の日が決まっていきます。

たとえば「10月の28日ではどうですか」、もし空いていれば「OKです」という形で、スケジュールを埋めていくことになります。

結果として、10日間仕事が続くときもあります。

以前は月に何回か連休を取ることができましたが、ここ数年は企業のニーズが高まっており、休みの日がほとんどなくなる月もあります。

すると当然、「まる1日遊び」という日がなくなってしまいます。

以前は土日は研修がなかったのですが、地方への　「移動日」として、夜には前泊していなくてはならないケースも増え、結果として「フリー」の時間が取れないのが現状です。

先の山本さんと同様、「仕事中心にしたために休めない、遊べない」状況です。

そこで、私が実践しているのは、仕事とまったく同じように、あらかじめ「この日はオフにする」と決め、予定に組み込んでしまうことです。

たとえ、どんなにいい仕事が後から来たとしても、その日だけは絶対に休みとするのです。

遊ぶときはとことん遊ぼう

今年に入って、私はスケジュール上「14日間連続」　で講師をしそうになるときがありました。

しかし、これは研修の質や体力面から、まずムリに近いことでした。

ずっと立ったまま講義をしますので、かなりの　「肉体労働」　でもあります。

そこで、あらかじめ8日目に、ピンチヒッターを頼むことにして乗り切りました。

前もってその日は「完全オフ」と決めたのです。

私の場合はサラリーではありませんから、1回の講義でいくらという形です。

つまり、「休み」にするとその分収入はゼロになります。

ですから、仕事があればするべきなのでしょうが、「オフ」と決めたときには、もうそんなことも言わずに休み、遊びに徹することにしています。

ニジェールは何を育てるん。

先ほどのときには体力的なことを考えてオフにしたのですが、それほど疲れていなくても「この日は休み」と決めたら、最優先するようにしています。

もともと私たちは、遊びと仕事、仕事とプライベートのバランスが取れてこそ、さらにいい仕事を成し遂げられるようにできています。

毎日遊んでいたらイヤになるでしょうし、また毎日仕事でもよくないのです。

なかば強制的でもいいのです。

「この日は遊び」と決めてしまいましょう。

そして、その日は何があっても、遊びに徹するのです。

できるなら午前を長めにしたい

まず、昼休みは人と「ずらす」ことができたらベストです。

私が研修をするとき、自分の意見を通せる場合には、昼休みは12時半前後から取るようにしています。

午後1時だと理想的です。

その理由は、少しでも午前の部を長くしたいからです。

午前中は受講者も疲れておらず、頭の冴えた状態でたっぷり勉強してもらうことができます。

仮に9時から午後5時ならば、9〜午後1時で前半4時間。

昼休みを取って午後2〜5時で後半3時間となります。

受講者にとっては、後半「あっという間」に時間がすぎて、短く感じられます。

もう1つ、昼休みにはどこの飲食店も混んでいますが、12時半とか1時にずらすと一番の混雑を避けられますので、待ち時間が短くて済む利点もあります。

昼休みのすぐ後は、なかなか頭が回らないものです。

スケジュール上、午後一番にはあまり複雑で頭を用いるような仕事を入れないようにしたいものです。

もちろん、会議や先方の都合による来客など、自分ではどうしようもないこともありますが、

少なくとも自分で組めるスケジュールについては、午後一番は単純作業や手慣れた仕事でウォーミングアップする時間にあてるといいでしょう。

昼休みそのものについては、すぐに午後の仕事にかかれるように、ほんの1分でいいですからスケジュールの確認をしておきましょう。

「よし、2時からＡ商店訪問、4時から企画会議、その間にプロジェクトの企画の続き。

空き時間に電話3本かけること」

というように、軽く口に出してみるのも、やる気を高めるうえで効果的です。

社内に戻ってから一服したり同僚と雑談をしたり、スポーツ新聞を読むようなこともなくなります。

席について、すぐに何に取りかかるべきかわかっているからです。

あとは、ストレッチや深呼吸をして気分転換し、午前の仕事疲れを残さずに、午後の仕事に取り組みましょう。

仕事は苦行ではない！適度な気分転換も必要

集中力は長く続くものではありません。

ただダラダラと、時間だけ長く仕事をしたところで、思うような成果を出すことはできないでしょう。

一日のなかで集中力が高まる時間を多く確保するためには、上手な「休み方」「気分の切り換え方」を知っておくことが大切です。

適度な気分転換を仕事に取り入れ、メリハリのある時間の使い方をしてください。

次の3つを、気分転換のポイントとして押さえておきましょう。

異質の仕事をしてみる

たとえば、数字の計算など経理の仕事に疲れたのであれば、続けて数字がらみの仕事はしないようにします。

人事のコミュニケーションにかかわる仕事や、コピーを取るなど体を動かす仕事をする、社外に営業に出るといったように、質の異なる仕事をしてみましょう。

休憩するのを「消極的な休息」と言うなら、体を動かしたり、他の案件について考えたりと、働くこと自体は続けながらも仕事を変えるのは、「積極的な休息」と言えます。

場所を変えてみる

研修やセミナーに出席いている時、日に何回か必ず行うことがあります。

それは席替えです。

ずっと同じ席に座って、同じ角度から講師やスライドを眺めていると、へたをすると眠くなってしまいます。

それを避けるのに一番いいのは、席替えをして「眺め」を変えてみることです。

やってみるとわかりますが、部屋の右から左へ場所を変えただけでも、とても新鮮な感じがして、気分がリフレッシュします。

机から離れて、思いきって違う場所で仕事をしてみてはいかがでしょう。

場所変えがムリなら、トイレや屋上で深呼吸するなど、居場所を一時変えてみるのもお勧めです。

コミュニケーションを取る

1人でパソコンの画面を見続けて、疲れていませんか？

プロジェクトについて頭でアレコレ考えすぎて、やはり疲れていないでしょうか?

1人で仕事をしていると煮詰まってしまい、疲れも加速するものです。

そんなときは誰かと話をする、つまり人とコミュニケーションを取ることが有効です。

気心の知れた相手と話をすることは、適度な気分転換になり、話を聞いてもらうことで疲れもいやされるものです。

職場の同僚で、気軽に話ができる人がいればベストです。

中国の首都は何ですか？

そうした相手がいなければ、知人に電話をかけたり、メールを送ってみるのもいいでしょう。

直接対面できなくても、何らかのコミュニケーションを取ることで、気分転換は十分にできます。

仕事は「苦行」ではありません。

大切なのは確実な成果を出すことです。

能率が上がらないのにムリをして、机の前に座り続けることはありません。

適度な気分転換を上手に組み入れて、仕事のペースをコントロールしてください。

絶好調の波が来るのを待つ

私は3年前にロングボードのサーフィンを始めました。

3回ほど海に落ちるために通った後、4回目にやっと10秒くらい乗れました。

それ以来、めったにとれない休みですが、波乗りに行くことがあります。

波がほとんど立たないときは、いくら乗ろうとしても乗れません。

いっぽう、大きな波が続く日は、何回でもチャレンジすることができます。

私が言いたいのは、波乗りは大波の来たタイミングに合わせないと、うまくいかないということです。

いくらこちらが焦ってみてもムリなのです。

仕事でも同じです。

まるで大波が来たかのように調子のいいときがあります。

心身ともにベストな状態で、このままこの波に乗れば、何をやってもうまくいきそうだという気分スイッチが入ったら一気に仕事をするときはないでしょうか。

私にもそのような「ピーク」のときがあります。

そのときには、いつもの何倍も能率が上がり、仕事の質・量ともに満足のいく結果が得られるものです。

逆に、いつもより「乗り」が悪く、何をしてもあまりはかどらないときもあります。

どうやら、必ずしも時間の長さは「均等」ではなく、同じ10分でも「密度」に差があるようです。

密度の濃い時間、それは自分が波に乗り、「スイッチ」がオンになった状態です。

私の場合、原稿や企画書を書くような集中力を要する仕事では、こうしたピークが来る瞬間を「待つ」ことにしています。

時間というのは、何かをしていれば必ず生産的に使われているというものではありません。

はたからは何もしていないように見えたとしても、自分自身が波に乗れるまで「待つ」のは大切な時間と言えます。

もしかしたら、周囲からはダラダラしているな、さぼっていると思われるかもしれませんが、気にする必要はありません。

「大波の来るのを待っている」のでしたら、決してムダな時間を過ごしているわけではないのです。

そして「スイッチが入った」と感じたら、一気に仕事をするのです。

波に乗った状態のときは、頭は冴えわたり集中力もピークに達しています。

短時間で精度の高い仕事をこなすことができるはずです。

そのためには、「スイッチが入った」ときの感覚を覚えておくことが大切です。

充実感、頭の冴えた感じ、やる気がわいてくる感覚。

言葉では言い表せませんが、何度か経験することで、あなたなりに「この感じ」というのをつかめるはずです。

その感覚をしっかり覚えておいて、「今だ！」と思ったら、一気にたたみこむように仕事を片づけましょう。

「近い状態」を再現する

仕事の効率をアップさせるカギは「集中力」にあります。

同じ30分であっても、ダラダラ過ごすのと集中して仕事をこなすのとでは、結果に大きな差が出てくるのはこれまで述べた通りです。

ところで、集中できる「環境」は人によって違います。

私の場合、書斎よりも居間のテーブルのほうが原稿書きがはかどります。

椅子がちょうどいい堅さと高さで、座ると「さあ、仕事をしよう」という気になるのです。

また、机の上が整然としているより、ちょっと散らかっているほうがやる気になります。

同様に職場においても、きれいに整理されたデスクだと落ち着かない、完全に静かな状態より、なんとなくザワついていたほうが集中できる、

少し堅めな会議室の椅子が一番仕事がはかどるといったことがあるでしょう。

こうした「環境」は、仕事の能率に意外に大きな影響を及ぼします。

「気分の問題」であるにせよ、

「不思議とやる気が出る」

「なぜか集中できる」

状況はあるものです。

その「自分が１番集中できる環境」を知ることが大切です。

そして、集中するべき状況になったとき、それを自分で作り出すのです。

もちろん、職場では勝手に席を変えたりすることはできないでしょう。

完全に「再現」する必要はありません。

近い状態でもいいので「環境」を改善していくと、集中できる時間はずっと増えるはずです。

こうした「環境作り」は、「イヤな仕事」や「先延ばしにしたい、やっかいな仕事」に取り組むとき、とくに効果的です。

高齢者は詐欺を回避することができますか

他の仕事をすべて片づけ、その仕事に関する資料だけを机に積んで、「取りかからざるをえない」状況を作り出します。

あるいは、「とにかく机に向かい、ペンを持つ」のもいいでしょう。

やる気を出そう、集中しようと心で思っても、意志の力で自分をコントロールするのはむずかしいものです。

どうしてもヤル気がわかないときには、外からの「圧力」を利用して自分を追い込むのも方法です。

集中できないときは集中しなくていい仕事をする

一説には、人間の集中力は15分間しか続かないとされています。

逆に言えば、この15分間を過ぎてしまうと集中力は低下して、ダラダラと仕事をしかねないということでもあるわけです。

私も時々、原稿を書いてはいるのですが、気がつくと手を休めていて、ボーッとまったく違うことを考えていたということがあります。

あるいは、心配ごとがあったり体調がどうもすぐれないという理由から、集中力が低下することもあります。

「なぜか気が散ってしまう」という経験は誰にもあることだと思います。

もともと仕事には、「集中しなくてはできない」仕事と「集中しなくてもできる」仕事の2種類があります。

たとえば日報を書く、メールをチェックする、売上データをパソコンに入力するなど、十分に力を出さなくてもこなせる内容の仕事があります。

場合によっては他のことをしながらでもできるようなことです。

こうした、いわゆるルーティンワークが集中しなくてもできる仕事です。

もう1つが、集中力なくしてはできない仕事です。

たとえば、部長から「あと15分で仕上げてくれ」と緊急に頼まれた仕事などがこれに当たります。

あるいは企画書を書く、伝票の数字を計算するなど、頭を使う作業をするときも集中力が必要です。

また、初めて行うような仕事も、とくに集中する必要があるでしょう。

「集中しなくてもできる」タイプの仕事は、言ってみれば「いつでもできる」わけです。

集中力に欠けているときでも、こなしていくことは可能でしょう。

ところが、集中しなくてはできない仕事をする場合に、「集中できない」と感じることがないでしょうか。

これは問題です。

どうしたらいいでしょうか。

いけないのは「焦り」です。

「集中しなくてはいけないのに集中できない。

「どうしよう」と焦っては、ますます状況を悪くしてしまいます。

気持ちを切り換え、別の仕事をする

こうしたときの解決策は簡単です。

「集中できない」と感じたら、その仕事をするのはやめます。

そして、「集中しなくてもできる仕事」に切り換えてしまうのです。

「集中力を上げなくては」と、ムリに自分と戦う必要はありません。

「長時間集中できなくて当たり前」

「集中できないときがあってもしかたがない」

と気楽に考えることです。

事実その通りなのですから。

集中できずにダラダラと同じ仕事を続けるよりは、「集中しなくてもいい仕事をしよう」と心のスイッチを入れ換え、別の仕事を始めるほうがずっと効率的です。

企画書が集中して書けなかったら、メールの整理に切り換えてしまいましょう。

あるいは、気分転換に思い切って、休み時間としてしまってもいいのです。

ただしこの方法は、いつもやっていてはよくない習慣になります。

なかなか取っかかりがつかめずに、集中力が上がらないだけのときもあります。

そうしたケースではとりあえず始めてみると、気持ちが乗ってきて集中力も自然と上がってくるものです。

実際に始めてみて、どうしても集中できないときに、あくまでも突発的、緊急避難的にとる方法だと思ってください。

好きな仕事から始めて波に乗ってしまう

なかなかやる気が起きない、すぐに取りかかれない仕事というのはあるものです。

以前、今までにしたことのなかった営業マンの「新規開拓」のセミナーを頼まれました。
初めてのことですから、準備として、項目ごとに内容を口に出してリハーサルしなくてはなりません。

しかし、やはり「やりたくない」という気持ちが深層心理にあり、なかなか手がつきませんでした。

そして、お決まりの「先延ばし」のパターンです。

みなさんにも、「どうしても好きじゃない」「大切なのはわかっているけれど、やりたくない」仕事があると思います。

人に頼みごとをするのが嫌いな人であれば、同僚や上司に頼みごとをするのは気が進まないでしょう。

飛びこみ訪問の苦手な営業マンなら、たとえ今日の午前中に3軒回らなくてはいけないと思っていても、なかなか足が向かないものです。

ところが、「時間活用」の本を見てみると、そこにはたいてい「イヤな仕事は先に済ませましょう」と書いてあります。

そこで、あなたは渋々ながら午前中の頭の冴えた「最良」の時間に、わざわざイヤな仕事をすることになります。

たしかに、1日の初めにイヤな仕事を片づけてしまえば、後はスッキリと仕事ができるというのも一理あります。

また、そうしたやり方が向いている人もいると思います。

ただ、イヤな仕事を最初にすると、その日はずっとイヤな気分を引きずってしまうという人もいるでしょう。

朝にイヤな仕事をした「イヤだ」という感情に支配され、いい気分で仕事ができなくなります。

とくに好きでも嫌いでもない仕事、なおかつ重要な仕事。

これは、朝一番に手をつけてもかまわないでしょう。

好ましいのは、「好きで重要な仕事」を朝の時間帯にやってみることです。

いくらハードにやっても疲れませんし、早く終わるものです。

そうすれば後は楽です。

仕事の波に乗れたのですから、次々に仕事をこなしていきやすくなります。

この段階でイヤな仕事をしてもいいでしょう。

もちろん、これは「平常」時の心がまえであり、仕事のやり方です。

「緊急」事態、たとえばクレーム対応を先にしなければいけないこともあるでしょうし、突発的な仕事を先にしなくてはいけないこともあります。

「イヤだからやらない」では済まないのですから、まず手をつけます。

あなたにとって、「イヤな仕事」は何でしょうか。

仮に重要であっても、イヤな仕事から始めて1日のリズムを崩してしまっては、後の時間がムダになってしまいます。

どうしてもやる気がわかないときは、いっそ割り切って「好きな仕事」から手をつけてしまいましょう。

そのほうが、ずっと効率的な時間の使い方ができます。

結果として、その日のうちにすべての仕事が終わればいいのですから。

自分の仕事のリズムに合わせるべき

朝の時間を有効に使えとよく言います。

早起きの勧めは多く、「朝型人間」こそ有能な人であるかのようにも言われます。

では、本当に朝型人間になる必要があるのでしょうか。

たしかに、日中の疲労がたまった夜よりは、朝のほうが頭も冴えているでしょう。

早起きをすれば、それだけ自由な時間が増えます。

だからといって、早朝の語学講座に通ったり、体を鍛えたりするために朝の時間を捻出する必要があるとは言い切れません。

時間の有効活用を考えたとき、「ただ空いているから」という理由だけで朝の時間を使おうというのは、必ずしも正しくないのです。

日が昇るのと同時に起きて日没後は休むというのは、自然に合わせた理想の生活かもしれません。

仕事がオフのときにはぜひ実践したいものですが、実際のビジネスでは夜遅くまで仕事をしたり、時に打ち合わせや接待があったりします。

職種によっては昼夜逆転して仕事をしていたり、外国との衛星会議などで夜中に忙しくなる人もいるでしょう。

すると、「朝は必ずしもベストな時間ではない」と言うこともできます。

「朝型」タイプの人がいます。

起きてすぐに頭がフル回転し、バリバリと仕事がこなせるような人です。

こうした、もともと朝型の人が朝の時間を活用することには大賛成です。

しかし先のように、夜に仕事がピークを迎えるような人にとって、ムリヤリ早起きをして朝の時間に何かしようというのは逆効果となってしまうでしょう。

朝型人間は理想です。

ただし、これはもともと朝型の人、もしくは夜にまったく仕事がなく早く寝ることが可能な人、慣性で睡眠を長くしているような人に通用することです。

誰もが目指すべきというものではありません。

つまり、朝であれ、どの時間帯であれ、自分の仕事のパターンやリズムに合わせて活用するのが大切です。

朝型人間であるからエライ、早起きできないからダメということは決してないのです。

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